Если уж быть честными, то причина всего одна – экономия. Но она может касаться различных аспектов, и их не менее пяти. Давайте разберемся, в каких случаях Кладовкин поможет сберечь бюджет предприятия.
№1. Экономия на площади арендуемого офиса
Вы можете отказаться от освободившегося пространства, которое раньше занимали бумаги, снять менее дорогой офис и каждый месяц платить меньше. Согласитесь, цена аренды квадратного метра бокса НАМНОГО ниже стоимости 1 м2 в офисном центре.
№2. Экономия на рациональном использовании места
Другой вариант – не переезжать, а рационально использовать то пространство, что раньше занимали шкафы с архивом. Свободная площадь может и должна приносить прибыль. Одни размещают здесь зону приема клиентов, другие - дополнительные рабочие места для менеджеров прямых продаж. Вариантов масса, нужно лишь подойти к вопросу креативно.
№3. Экономия на судебных исках
Закон N125-ФЗ предписывает хранить определенную документацию. Кроме него, еще три перечня регламентируют список бумаг, подлежащих обязательной архивации. Срок, в течение которого организация должна держать их у себя, составляет от 1 года (минимум) до 75 лет (максимум). Причем не стоит думать, что последнее – это большая редкость.
ЕСЛИ, НАПРИМЕР, СВЕДЕНИЯ О СТАЖЕ СОТРУДНИКА НА ПРОИЗВОДСТВЕ С ОСОБЫМИ УСЛОВИЯМИ АКТУАЛЬНЫ ЛИШЬ ДЛЯ НЕКОТОРЫХ КОМПАНИЙ, ТО ЛИЧНЫЕ ДЕЛА В ТЕЧЕНИЕ ЭТОГО ПЕРИОДА ОБЯЗАНЫ ХРАНИТЬ ВСЕ.
№4. Экономия на штрафах из контролирующих ведомств
Тут есть как минимум два аспекта.
Во-первых, в любой момент может случиться налоговая, аудиторская или иная проверка. Инспектор вправе запросить информацию об уплате налогов, проверить фискальные чеки, отчисления в страховые фонды и др. Соответственно, если вы не хотите штрафов, все это должно быть в сохранности. Камера хранения поможет в этом.
Во-вторых, по правилам пожарной безопасности любая комната, где размещен архив, имеет высокую степень пожароопасности. А значит, во время плановой или неплановой проверки пожарников к ней будут предъявлены ужесточенные требования. Нужны двери, имеющие определенный класс пожаростойкости и подтверждающий сертификат к ним, автоматы для отключения электропитания должны быть вынесены из помещения и размещены на стене из негорючих материалов. И это только начало.
БУДЕТ ЛИ ЭКОНОМИЧЕСКИ ВЫГОДНО ДЛЯ ВАШЕЙ КОМПАНИИ СОЗДАВАТЬ ВСЕ ЭТИ УСЛОВИЯ? СОМНИТЕЛЬНО. БЫСТРЕЕ, УДОБНЕЕ, ПРОЩЕ И ДЕШЕВЛЕ АРЕНДОВАТЬ БОКС, ГДЕ ОБО ВСЕМ ЭТОМ ПОЗАБОТИМСЯ МЫ.
№ 5. Экономия времени поиска документов
Большой архив – большая головная боль по поводу систематизации материалов. Сняв недорогой бокс со стеллажами, можно, наконец, расставить все по своим местам, промаркировать и легко ориентироваться в документах. Так, по запросу ряда ведомств компания обязана дать ответ в срок от 3 до 7 дней. Найти документы, чтобы отчитаться по ним, не составит труда и займет пару минут.
Доступ к арендуемой камере круглосуточный, предварительных звонков охране не нужно. Вы решите вопрос так скоро, как это потребуется. К тому же допуск к важной документации будут иметь только те сотрудники, которым вы доверяете, тогда как в офисе при желании их может просмотреть каждый.
Какой же вывод напрашивается из сказанного? Только на первый взгляд кажется, что арендовать бокс под хранение архивов – это затраты. Часто это, напротив, способ их избежать, и вы в этом только что убедились. Сделать расчет экономии для вашего предприятия помогут наши консультанты. Звоните прямо сейчас, и уже завтра вы сможете сократить свои расходы.